رغبة في الارتقاء بمستوى الخدمات المقدمة لضيوف الرحمن من معتمرين وزوار المسجد المصطفى صلى الله علية وسلم , خاصة ما يتعلق بتسريع وتيسير الإجراءات في منفذ الوصول , وحيث أن ذلك مرتبط ارتباطا وثيقا بتوفر المعلومات التفصيلية المتكاملة المسبقة عن رحلات القدوم ومواعيد وأعداد وجنسيات المعتمرين , مما يتطلب وجود تنسيق فعال ومباشر بين شركة ومؤسسة العمرة السعودية ووكلائها في الدول الخارجية لتوفير المعلومات الموضحة بعالية وقيام هؤلاء الوكلاء بالدور المطلوب منهم على الوجه الأكمل , وحيث تلاحظ لنا كثرة وصول المعتمرين دون وجود معلومات مسبقة عنهم واعتماد بعض شركات ومؤسسات العمرة على موظفي الوزارة للاتصال بهم والنداء عليهم لإخبارهم بوصول المعتمرين التابعين لهم , ورغبة من الوزارة في قيام كل جهة في الداخل والخارج بمسئولياتها وخدماتها المناطة بها , فان الوزارة تؤكد على الإلتزام التام بما يلي :

1.  على كافة شركات ومؤسسات العمرة القيام بالمتابعة الفعالة والمتوالية مع وكلائهم في الخارج على مدار الساعة لمعرفة بيانات رحلات القدوم ومواعيد وأعداد وجنسيات المعتمرين القادمين على وجه التحديد , وتفعيل الضمان البنكي الصادر من الوكيل الخارجي لصالح شركة ومؤسسة العمرة لالزامة بالقيام بمهامة , وعدم الاعتماد على أي جهة أخرى مثل موظفي الوزارة للاتصال بهم لابلاغهم عن وصول معتمريهم .

2.  موافاة شركة تسهيل – المكلفة بالقيام بمهام الاستقبال في منافذ الوصول – بتلك المعلومات أولا بأول على الفاكس المخصص لذلك من قبل الشركة في كل منفذ.

3.  في حالة قدوم المعتمرين الى المنفذ الجوي أو البحري وعدم توفر أي معلومات مسبقة عنهم , ستتولى لجان المراقبة والمتابعة إتخاذ الإجراء المناسب مع المعتمرين لمعالجة الموقف كالنقل الى السكن المؤقت أو الإدراج ......., كما سيتم اتخاذ الاجراءات اللازمة بحق الجهة التي أخلت بمهامها .

وللأهمية جرى التعميم والتاكيد على إنفاذه والعمل بموجبة , وبالله التوفيق